Perencanaan Strategi Sistem Informasi
Ada tiga sasaran utama dari upaya
penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi
kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.
Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan
kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya
saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah
gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002).
Namun sering ditemukan bahwa
penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan
bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut
terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya
saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari
penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking
business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya
serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992). Permasalahan di
dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat dikatakan sebagai paradoks
produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam penerapan SI/TI sudah
diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya keamanan,
sumber daya manusia, transparansi, dan lain-lain bersifat sebaliknya
·
Apakah proyek TI selalu berhasil?
·
Berapa banyak yang berhasil?
·
Apa yang akan terjadi?
Tidak ada perencanaan strategis SI/TIyang baik
Perencanaan strategi sistem ini
akan memberikan gambaran bagaimana cara pendekatan untuk melakukan perencanaan
sistem informasi teknologi informasi secara strategis dalam perusahaan.
Perencanaan strategis sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain:
·
Strategi Bisnis,
·
Perkembangan Teknis Global,
·
Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur,
·
Sumber Daya Manusia, Keuangan dan
lain-lain.
Semua elemen-elemen diatas perlu
dijadikan satu sehingga rencana akhir (TI Plan)merupakan suatu rencana yang
menyeluruh dan didukung perusahaan secara utuh. Dalam mencapai rencana
strategis yang lengkap dan efisien, seorang perencana perlu mengetahui
pendekatan-pendekatan metodologis (proven method). Perencanaan strategis (strategic
plan) harus bisa memberikan jalur migrasi (migration path) yang bisa mengatasi
kelemahan-kelemahan yang ada, mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan
kebutuhan-kebutuhan baru
Sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu
organisasi.
1.
memperbaiki efisiensi kerja dengan
melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.
2.
meningkatkan keefektifan manajemen dengan
memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.
3.
memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan
kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis
Namun sering ditemukan bahwa
penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan
bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut
terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh
karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan
SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business)
melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta
mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).
Permasalahan Penerapan IS/IT
Paradoks Produktifitas
Investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang
diharapkan kepada organisasi
Mengapa Paradoks Produktifitas Terjadi
1.
Analisis dan representasi data tidak menunjukkan
terjadinya peningkatan produktivitas
Produktivitas => pembandingan
output dengan input
Output => pengukurannya sangat
relatif sifatnya
Input => pemakaian TI dalam perusahaan
bersifat sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan aktivitas penunjang
yang ada, sehingga sulit menentukan proporsi nilai investasi.
2.
Tingginya Alokasi IT
Kurang adil jika investasi dalam TI hanya
dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem, sementara kontribusi manfaat
yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain diperusahaan
Contoh kasus :
Pengadaan investasi mesin ATM
meningkatkan produktivitas pelayanan pada
pelanggan dibandingkan dengan petugas teller
Manfaat sistemik yang ada adalah:
o
mempercepat transfer antar rekening
o
mengurangi biaya komunikasi dan transaksi
o
meningkatkan rasa aman pelanggan
o
kepuasan nasabah
3.
Ada kerugian yang muncul di area kerja lainnya
Penggunaan sebuah aplikasi di satu
departemen/ divisi berhasil meningkatkan produktivitas karyawan yang ada di
dalamnya
Karena produktivitas meningkat, perusahaan
dapat mengurangi jumlah karyawan pada departemen divisi terkait dan memindahkan
ke divisi lain
Permasalahan lain dalam penerapan
SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang
diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan
sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure)
untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya
investasi yang telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan
akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi
antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead
time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah
penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih
banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).
STRATEGI SI DAN STRATEGI TI
Bila kita mengharapkan agar
penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan
strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan
untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari
pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI
dan TI (Earl, 1997).
·
Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi
sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah
menjawab pertanyaan “apa ?”.
·
Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada
pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau
menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.
Sebagai contoh suatu organisasi
menerapkan Executive Information System pada bidang pemasaran hal ini
mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas
memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber
informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi
teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di
antara departemen dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI,
strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada gambar dibawah ini
PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI Perencanaan
strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis
komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan
merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari
pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam
memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga
menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan
baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Beberapa karakteristik dari
perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan
strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan
dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama
berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan
analisa top down (Pant & Hsu, 1995).
Perencanaan strategis SI/TI
merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang
akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan
tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI
terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih
langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga
menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan
baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Beberapa karakteristik dari
perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan
strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan
dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama
berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan
analisa top down (Pant & Hsu, 1995).
Pendekatan metodologi versi Ward
and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang
bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta
fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu
memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi
organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke
teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.
Metodologi versi ini terdiri dari
tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan
masukan terdiri dari:
1.
Analisis lingkungan bisnis internal, yang
mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses,
serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.
2.
Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang
mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.
3.
Analisis
lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari
perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana
kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan
infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada
saat ini.
4.
Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang
mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh
kompetitor, pelanggan dan pemasok.
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan
untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya
terdiri dari:
1.
Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana
setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran
bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.
2.
Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan
strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.
3.
Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup
elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan
konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Beberapa teknik/metode analisis
yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup
analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value
Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced
Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.
Tujuan utama perencanaan
strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis,
perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer
Untuk perencanaan strategi informasi dapat
dilihat dari dua sisi yaitu:
·
data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap
kebutuhan informasi yang dibutuhkan olehenterprise.
·
aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah
dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise.,
Perencanaan Strategis Sistem
Informasi (Strategic Information System Planning/SISP) digunakan untuk
mendukung strategi bisnis organisasi agar mampu mencapai tujuan bisnisnya
dengan lebih cepat. Kemampuan tersebut terkait langsung dengan bagaimana
organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan organisasi yang tepat
dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI).
Perencanaan Strategis SI/TI yang
tepat, akan membantu organisasi dalam mengembangkan kompetensi intinya untuk
mampu bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain.
Manfaat Proses Perencanaan
Yang umum dicapai dalam proses perencanaan adalah:
1.
Penyelarasan SI/ TI dengan bisnis
2.
Competitive advantage melalui SI/ TI,
dengan mengeksploitasi oportuniti dan melawan ancaman dari faktor eksternal
dengan menggunakan kekuatan organisasi
3.
membangun pondasi yang rasional dan fleksibel
untuk ke depannya
4.
membaiknya anggaran dan penggunaan sumber daya
dan kemampuan untuk mengembangkan kasus cost/ benefit untuk jangka panjang atau
pembangunan infrastruktur.
Sasaran IISP
Sasaran Keseluruhan Information Strategic Planning (ISP)
menurut Roger dalam Rekayasa Perangkat Lunak:
1.
Menentukan sasaran dan tujuan bisnis strategis.
Misal pada industri manufaktur menyatakan tujuan-tujuan seperti
·
Mengotomatisasi pemasangan komponen secara manual,
·
Mengurangi tingkat penolakan pelanggan sebesar
20 % dalam 9 bulan.
2.
Mengisolasi faktor sukses kritis yang
memungkinkan bisnis mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Critical Success
Factors (CSF) dapat dihubungkan dengan sasaran/tujuan individual.
Misal bentuk CSF (Critical Success Factors) pada SI
Rumah Sakit :
·
motivasi dan
pelatihan pekerja atau pegawai
·
mesin-mesin komputer dengan reabilitas tinggi,
·
rencana pelayanan untuk menyakinkan pasien agar
yakin untuk berobat.
·
mempertimbangkan kemungkinan pengembangan
sebagai pengaruh dari peningkatan kebutuhan bisnis
3.
Menganalisis pengaruh teknologi dan otomasi
terhadap tujuan dan sasaran. Dengan menekankan pada pertanyaan :
·
seberapa kritiskah teknologi digunakan untuk
mencapai sasaran bisnis?
·
Bagaimanakah teknologi dapat mengubah cara
bisnis dilakukan ?
·
Bagaimana bisnis harus menyesuaikan atau
memperluas sasaran atau tujuan untuk mengakomodasi teknologi ?
4.
Menganalisis informasi yang ada untuk menentukan
perannya dalam pencapaian sasaran dan tujuan
Faktor Keberhasilan ISIP
Faktor yang bisa dianggap penting untuk kesuksesannya:
1.
menggunakan orang yang terbaik dari bisnis,
fungsi SI dan penasihat eksternal -mereka memberikan pengetahuan tak ternilai
mengenai industri dan bisnis, hubungannya dengan SI/ TI.
2.
mendapatkan antusiasme, komitmen dan
keterlibatan manjamen tingkat atas
3.
mendapatkan pemahaman mendalam atas bisnis
internal dan eksternal dan lingkungan SI/ TI
4.
menetapkan tujuan yang konsisten dengan
pengalman dan kedewasaan
5.
meyakinkan bahwa bisnis meyakini rekomendasinya
sendiri
source :http://ipandarmanto3rut.blogspot.co.id/2011/10/perencanaan-strategi-sistem-informasi.html?showComment=1457767711264#c4453465602192520291
source :http://ipandarmanto3rut.blogspot.co.id/2011/10/perencanaan-strategi-sistem-informasi.html?showComment=1457767711264#c4453465602192520291
tag:
pssi
materi pssi
perencanaan strategis sistem informasi
Emoticon